Situace před nasazením systému K2

Na přelomu let 2003 a 2004 začala PRVNÍ CHODSKÁ zjišťovat, že stávající řešení informačního systému přestává dostačovat. Firma byla v tomto období ve fázi růstu, se kterým se pojilo i výrazné zvýšení počtu pořizovaných a oběhových dokladů.

„Zavedení nového informačního systému jsme začali zvažovat v momentě, kdy stávající už nestíhal růst s našimi požadavky a my se nemohli dále spoléhat na data. Dalším motivem ke změně byla nutnost aktivního propojení jednotlivých poboček s centrálou,“ říká ekonomický ředitel firmy Radek Šerlovský.

Právě nutnost propojit jednotlivé pobočky mezi sebou bylo nejspíše tím, co rozhodlo o potřebě zcela nového řešení. Dalšími požadavky pak byly získání lepšího přehledu o stavu zásob, zakázek a plateb, pohodlnější přístup ke kompletním marketingovým informacím a možnost maximálního přizpůsobování systému pro budoucí potřeby.

Elastické řešení zastřešující chod celé firmy

„Už jsme v žádném případě nechtěli krabicový software, který se nedá nijak přizpůsobit našim potřebám. Naše řešení bylo v té době už značně neaktuální, takže jsme požadovali maximální možnost on-line propojení s různými moderními funkcemi ve všech směrech a manažerskou nadstavbu. Důležitá byla i cena,“    dodává k výběru Radek Šerlovský.

Ihned po zavedení se informační systém K2 stal nezbytnou součástí každodenního chodu PRVNÍ CHODSKÉ a jejích poboček. Díky softwarové architektuře, která počítá s velký objemem dat, zvládá systém práci s vysokým počtem dokladů. Zavedení tak nejenže odstranilo aktuální problémy s nespolehlivostí a pomalým oběhem dat, ale zároveň umožnilo firmě i nadále růst a nestrachovat se o kapacitní limity.

Manažerské vyhodnocování, finanční reporting a automatizace

S přechodem na Informační systém K2 se firmě dostaly do rukou manažerské nástroje, které jsou určeny k vyhodnocování velkých souborů dat. PRVNÍ CHODSKÁ s nimi dnes může pracovat rychle a efektivně.

„Díky manažerským nástrojům v Informačním systému K2 víme o všem, co se děje na úrovni jednotlivých prodejen - například denní obraty či trendy vývoje - i v rámci celé společnosti. Můžeme tak rychleji reagovat na jakékoliv události,“ říká Radek Šerlovský.

Manažerské a finanční reporty dnes PRVNÍ CHODSKÁ používá právě k přehledům hospodaření jednotlivých poboček a jejich vyhodnocování. Zároveň se reportují salda, zůstatky skladů, marže či obraty, a to jak celé firmy tak i právě poboček.

Další nástroje Informačního systému K2 pak umí vyhodnocovat a hlídat prodeje pod cenou, prodeje pod minimální marží nebo limity kreditu na zákazníky.  „Všechno navíc funguje on-line, přístup k datům je okamžitý,“ dodává ekonomický ředitel PRVNÍ CHODSKÉ.

Společnost používá Informační systém K2 také k řízení svých obchodních procesů a kontrole jejich průběhu a stavů. Řízení probíhá pomocí tzv. workflow procesů. Ty jsou cíleny zejména do oblastí finančního řízení a schvalování operativního a obchodního rozhodování – např. schvalování faktury přijaté, vystavení dobropisu v prodeji či schvalování objednávek.

V rámci jednotlivých workflow postupů je také implementována funkčnost notifikací pro informování účastníků procesů o jeho stavech a průběhu.

Propojení poboček aneb informační systém v oblacích

Informační systém K2 propojuje centrálu s patnácti pobočkami napříč celou republikou. Pobočky přitom mají zcela oddělený prodej, samostatné knihy a také si vedou vlastní sklady. Zároveň jsou však on-line napojeny na centrálu, která má k veškerým informací přístup.

I když mají pobočky autonomní sklady, umí systém hlídat ležáky napříč celou soustavou.  „Pokud je zboží na některé z poboček označeno jako ležák a jiná pobočka jej plánuje objednat u dodavatele, systém objednávajícího automaticky upozorní, že je možné zboží stáhnout odjinud. Vyhýbáme se tak zbytečným objednávkám u dodavatelů,“ říká Radek Šerlovský.

PRVNÍ CHODSKÁ se zároveň rozhodla, že informační systém a jeho veškerý běh ponechá na Datovém centru K2. Firma tak nemusí řešit hardware, infrastrukturu, zálohování ani samotnou správu. Informační systém má přitom dostupný kdykoli a odkudkoli.

Radek Šerlovský k běhu systému v Datovém centru K2 říká:  „Máme tam celou naši IT infrastrukturu a jsme spokojeni. Výpadky jsou minimální, a pokud se nějaký stal, tak tam byla okamžitá reakce. Zrychlili jsme datové toky a stabilitu sítě, s níž jsme měli v minulosti problémy.“

Cloudové řešení má výhodu i z hlediska jednotlivých poboček. Všechna data jsou totiž uložena na jednom místě a v kterýkoliv okamžik on-line k dispozici. To vše na rychlé a stabilní datové síti, která je zajištěna nezávislými trasami různých poskytovatelů. Případné výpadky jsou proto naprosto minimální.

Informační systém K2? Příjemné překvapení

PRVNÍ CHODSKÁ se dnes může spolehnout na data, která má v systému uložena. Všechno navíc funguje on-line v reálném čase a přístup ke všem informacím je okamžitý. Díky manažerským nástrojům má i vedení společnosti přehled o všem důležitém, a to jak na úrovní jednotlivých prodejen, tak v rámci celé společnosti.

„Skutečně jsme příjemně překvapeni tvarovatelností Informačního systému K2. Co jsme potřebovali do systému dostat, to tam máme,“ říká Radek Šerlovský, ekonomický ředitel PRVNÍ CHODSKÉ s.r.o.

Radek Šerlovský, ekonomický ředitel společnosti PRVNÍ CHODSKÁ s.r.o.

Informační systém K2 řídí v podstatě všechny procesy od přijetí zboží na sklad až po jeho finální prodej a marketing. Kádvojka řeší i mzdy a v malé míře využíváme také modul Výroba, jímž řídíme výrobu lisovaných příhradových vazníků.

V Kádvojce máme spoustu zajímavých úprav, které nám značně ulehčují život. Například řízení prodeje zboží ve vazbě na případné pohledávky – zboží, které je na jedné pobočce označeno jako ležák, si mohou ostatní pobočky rychle stáhnout k sobě a nemusí tak zbytečně něco objednávat u dodavatelů. Umíme vystavovat objednávky přímo z K2 a následně se všechny dokumenty natáhnou zpět do systému plně elektronicky a automaticky, aniž by se cokoli tisklo.

Proces implementace stál celý tým spoustu času a sil. Nebylo to lehké. Ale když se dnes ohlížíme zpět, vidíme, že jsme udělali skutečně dobré rozhodnutí, protože všechno funguje, jak má.