Zbavte vaši firmu závislosti na papírování
Výrazná úspora času administrativních pracovníků.
Získejte čas navíc pomocí chytré správy svých dokumentů.
Archivujte klíčové dokumenty v digitální podobě.
Automatizujte evidenci změn vašich dokumentů.
Minimalizujte riziko ztráty dokumentů.
Ušetříte hodiny času a tuny papíru
Práce s papírovými dokumenty je neefektivní. Pokud zaměstnanci tráví hodiny svého času tiskem, distribucí, zpracováváním, archivací nebo skartací, je nejvyšší čas přemýšlet nad automatizací a převedením dokumentů do digitální podoby. Tím se práce s nimi nejen zrychlí, ale eliminují se i chyby lidského faktoru.
Každá manipulace s dokumentem a každá jeho změna je v systému přesně evidována.
Zdeněk Novotný, programátor
Document management system (DMS)
Mějte pod palcem oběh dokumentů po firmě. Ideálně tak, aby nikde nekolovaly papíry, ale aby vše běželo pomocí online nástrojů. Díky nim zároveň vždy přehledně vidíte, kdo a kdy jaký soubor otevřel, případně jakou akci v něm udělal. Stejně jako v ostatních případech, i zde můžete jednoduše nastavit práva a role pro konkrétní uživatele. V K2 můžete navíc snadno hledat slova v obsahu dokumentů.
.webp?w=1920)
Zabezpečte dokumenty vaší firmy
Jedním z klíčových požadavků na práci s dokumenty obsahujícími citlivá byznysová data nebo osobní údaje je bezpečnost. Pomocí modulu DMS máte všechny své dokumenty uloženy v jedné zálohované databázi. Přímo v K2 můžete nastavit každému uživateli, zda má právo dokument editovat, případně zda mu má zůstat skrytý. Dokumenty jsou přístupné pouze přímo z K2 a každý úkon se navíc eviduje – vždy tak víte, kdo a jakým způsobem s dokumenty nakládal. V případě nehody v podobě požáru nebo záplav jsou navíc vaše dokumenty uloženy na serveru nebo v cloudu na bezpečném místě.
Proč DMS od K2?
- Maximální bezpečnost a perfektní kontrola dat
- Jednoduché fulltextové vyhledávání
- Snadnější spolupráce mezi jednotlivými odděleními
- Propojení DMS na dokumenty uložené na firemním Google disku
- Zálohování všech verzí dokumentů
- Pohodlná možnost archivovat nebo skartovat dle definovaného plánu
- Možnost zpřístupnění aplikacím třetích stran pomocí K2 API
Příklady použití
Snadná revize dokumentu
Sledujte, jaké změny v dokumentu proběhly v době vaší nepřítomnosti. Kdo a kdy je udělal, a s jakým výsledkem.
Sdílení dokumentů mezi kolegy
Pokud pracuje na jednom dokumentu více uživatelů, díky DMS si nebudou muset posílat jednotlivé revize e-mailem. Spolupráce probíhá vždy nad aktuální verzí dostupnou centrálně odkudkoli.
Archivační a skartační plán
Definujte svůj vlastní plán archivace nebo skartace tak, aby nepotřebné dokumenty nezabíraly zbytečné místo.
