Situácia pred nasadením systému K2

Na prelome rokov 2003 a 2004 začala PRVNÍ CHODSKÁ zisťovať, že pôvodný informačný systém prestáva dostačovať. Firma bola v tomto období vo fáze rastu, s ktorým sa spájalo aj výrazné zvýšenie počtu vybavovaných dokladov v obehu.

„O zavedení nového informačného systému sme začali uvažovať v momente, keď pôvodný už nestíhal rásť s našimi požiadavkami a my sme sa nemohli ďalej spoliehať na jeho údaje. Ďalším motívom na zmenu bola nutnosť aktívneho prepojenia jednotlivých pobočiek s centrálou,“ říká ekonomický ředitel firmy Radek Šerlovský.

Práve nutnosť prepojiť jednotlivé pobočky medzi sebou bolo zrejme to, čo rozhodlo o potrebe úplne nového riešenia. Ďalšou požiadavkou bolo získať lepší prehľad o stave zásob, zákaziek a platieb, pohodlnejší prístup ku kompletným marketingovým informáciám a možnosť maximálneho prispôsobenia systému budúcim potrebám.

Flexibilné riešenie zastrešujúce chod celej firmy

„Už sme v žiadnom prípade nechceli škatuľový softvér, ktorý sa nedá nijako prispôsobiť našim potrebám. Naše riešenie bolo v tom období už značne neaktuálne, takže sme požadovali maximálnu možnosť on-line prepojenia s rôznymi modernými funkciami vo všetkých smeroch a manažérskou nadstavbou. Dôležitá bola aj cena,“ dodáva k výberu Radek Šerlovský.

Ihneď po zavedení sa Informačný systém K2 stal nevyhnutnou súčasťou každodenného chodu spoločnosti PRVNÍ CHODSKÁ a jej pobočiek. Vďaka softvérovej architektúre, ktorá počíta s veľkým objemom dát, systém zvláda prácu aj s veľkým množstvom dokladov. Zavedenie tak nielenže odstránilo aktuálne problémy s nespoľahlivosťou a pomalým obehom dát, ale zároveň umožnilo firme naďalej rásť a nestrachovať sa o kapacitné limity.

Manažérske vyhodnocovanie, finančný reporting a automatizácia

S prechodom na Informačný systém K2 sa firme dostali do rúk manažérske nástroje, ktoré sú určené na vyhodnocovanie veľkých súborov dát. PRVNÍ CHODSKÁ s nimi dnes môže pracovať rýchlo a efektívne.

„Vďaka manažérskym nástrojom v Informačnom systéme K2 vieme o všetkom, čo sa deje na úrovni jednotlivých predajní ‒ napríklad denných obratov alebo trendov vývoja ‒ aj v rámci celej spoločnosti. Môžeme tak rýchlejšie reagovať na akékoľvek udalosti,“ hovorí Radek Šerlovský.

Manažérske a finančné reporty dnes PRVNÍ CHODSKÁ používa práve pre prehľady hospodárenia jednotlivých pobočiek a ich vyhodnocovanie. Zároveň sa reportujú saldá, zostatky skladov, marže a obraty, a to celej firmy aj pobočiek.

Ďalšie nástroje Informačného systému K2 dokážu vyhodnocovať a kontrolovať predaje pod cenou, predaje pod minimálnou maržou alebo limity kreditu na zákazníkov. „Navyše všetko funguje on-line, prístup k údajom je okamžitý,“ pochvaľuje si ekonomický riaditeľ spoločnosti PRVNÍ CHODSKÁ.Spoločnosť používa Informačný systém K2 aj na riadenie svojich obchodných procesov a na kontrolu ich priebehu a stavov. Riadenie prebieha pomocou tzv. workflow procesov. Tie sú cielené najmä na oblasť finančného riadenia a schvaľovanie operatívneho a obchodného rozhodovania – napr. schvaľovanie prijatých faktúr, vystavenie dobropisu v predaji a schvaľovanie objednávok.

V rámci jednotlivých workflow postupov sa implementovala aj funkčnosť notifikácií z dôvodu informovania účastníkov procesu o jeho stave a priebehu.

Prepojenie pobočiek alebo informačný systém v oblakoch

Informačný systém K2 spája centrálu s pätnástimi pobočkami naprieč celou republikou. Pobočky pritom majú úplne oddelený predaj, samostatné knihy a okrem toho si vedú vlastné sklady. Zároveň sú však on-line napojené na centrálu, ktorá má prístup k všetkým informáciám.

Hoci pobočky majú autonómne sklady, systém dokáže zistiť ležiaky naprieč celou sústavou. „Ak je tovar na niektorej z pobočiek označený ako ležiak a iná pobočka ho plánuje objednať u dodávateľa, systém objednávajúceho automaticky upozorní, že tovar si možno stiahnuť inde. Vyhýbame sa tak zbytočným objednávkam u dodávateľov,“ hovorí Radek Šerlovský.

PRVNÍ CHODSKÁ sa zároveň rozhodla, že informačný systém a celú jeho činnosť ponechá na Dátovom centre K2. Firma tak nemusí riešiť hardvér, infraštruktúru, zálohovanie ani samotnú správu. Informačný systém má pritom dostupný kedykoľvek a odkiaľkoľvek.

Radek Šerlovský k činnosti systému v Dátovom centre K2 poznamenáva: „Máme tam celú našu IT infraštruktúru a sme spokojní. Výpadky sú minimálne a ak sa nejaký nastane, tak reakcia je okamžitá. Zrýchlili sme dátové toky a stabilitu siete, s ktorou sme mali v minulosti problémy.“

Cloudové riešenie má výhodu aj z hľadiska jednotlivých pobočiek. Všetky údaje sú totiž uložené na jednom mieste a v ktorýkoľvek okamžik k dispozícii on-line. To všetko na rýchlej a stabilnej dátovej sieti, ktorá je zaistená nezávislými trasami rôznych poskytovateľov. Prípadné výpadky sú preto minimálne.

Informačný systém K2? Príjemné prekvapenie

PRVNÍ CHODSKÁ sa dnes môže spoľahnúť na údaje, ktoré má v systéme uložené. Okrem toho všetko funguje on-line v reálnom čase a prístup k všetkým informáciám je okamžitý. Vďaka manažérskym nástrojom má vedenie spoločnosti okrem toho prehľad o všetkom dôležitom, a to na úrovni jednotlivých predajní, aj v rámci celej spoločnosti.

„Skutočne sme príjemne prekvapení tvarovateľnosťou Informačného systému K2. Čo sme potrebovali do systému dostať, to tam máme,“ spokojne dodáva Radek Šerlovský, ekonomický riaditeľ spoločnosti PRVNÍ CHODSKÁ s.r.o.

Radek Šerlovský, ekonomický riaditeľ spoločnosti PRVNÍ CHODSKÁ s.r.o.

„Informačný systém K2 v podstate riadi všetky procesy od prijatia tovaru na sklad až po jeho finálny predaj a marketing. Ká dvojka rieši aj mzdy a v malej miere využívame aj modul Výroba, ktorým riadime výrobu lisovaných príhradových väzníkov.

V Ká dvojke máme veľa zaujímavých úprav, ktoré nám veľmi uľahčujú život. Napríklad riadenie predaja tovaru vo väzbe na prípadné pohľadávky – tovar, ktoré je v jednej pobočke označený ako ležiak, si môžu ostatné pobočky rýchlo stiahnuť k sebe a nemusia tak zbytočne niečo objednávať u dodávateľov. Vieme vystaviť objednávky priamo z K2 a potom sa všetky dokumenty natiahnu späť do systému plne elektronicky a automaticky bez toho, aby sa niečo tlačilo.

Proces implementácie stál celý tím veľa času a síl. Nebolo to ľahké. Ale keď sa dnes obzrieme späť, vidíme, že sme urobili skutočne dobré rozhodnutie, pretože všetko funguje, ako má.“