Zbavte vašu firmu závislosti na papierovaní
Výrazná úspora času administratívnych pracovníkov.
Získajte čas navyše pomocou múdrej správy svojich dokumentov.
Archivujte kľúčové dokumenty v digitálnej podobe.
Automatizujte evidencu zmien vašich dokumentov.
Minimalizujte riziko straty dokumentov.
Ušetríte hodiny času a tony papiera
Práca s papierovými dokumentmi je neefektívna. Pokiaľ zamestnanci trávia hodiny svojho času tlačou, distribúciou, spracovávaním, archiváciou alebo skartáciou, je najvyšší čas premýšľať nad automatizáciou a prevedením dokumentov do digitálnej podoby. Tým sa práca s nimi nielen zrýchli, ale eliminujú sa aj chyby ľudského faktora.
Každá manipulácia s dokumentom a každá jeho zmena je v systéme presne evidovaná.
Zdeněk Novotný, programátor
Document management system (DMS)
Majte pod palcom obeh dokumentov po firme. Ideálne tak, aby nikde nekolovali papiere, ale aby všetko bežalo pomocou online nástrojov. Vďaka nim zároveň vždy prehľadne vidíte, kto a kedy aký súbor otvoril, prípadne akú akciu v ňom urobil. Rovnako ako v ostatných prípadoch, aj tu môžete jednoducho nastaviť práva a role pre konkrétnych užívateľov. V K2 môžete navyše ľahko hľadať slová v obsahu dokumentov.
.webp?w=1920)
Zabezpečte dokumenty vašej firmy
Jedným z kľúčových požiadaviek na prácu s dokumentmi obsahujúcimi citlivé biznisové dáta alebo osobné údaje je bezpečnosť. Pomocou modulu DMS máte všetky svoje dokumenty uložené v jednej zálohovanej databáze. Priamo v K2 môžete nastaviť každému užívateľovi, či má právo dokument editovať, prípadne či mu má zostať skrytý. Dokumenty sú prístupné iba priamo z K2 a každý úkon sa navyše eviduje – vždy tak viete, kto a akým spôsobom s dokumentmi nakladal. V prípade nehody v podobe požiaru alebo záplav sú navyše vaše dokumenty uložené na serveri alebo v cloude na bezpečnom mieste.
Prečo DMS od K2?
- Maximálna bezpečnosť a perfektná kontrola dát
- Jednoduché fulltextové vyhľadávanie
- Jednoduchšia spolupráca medzi jednotlivými oddeleniami
- Prepojenie DMS na dokumenty uložené na firemnom Google disku
- Zálohovanie všetkých verzií dokumentov
- Pohodlná možnosť archivovať alebo skartovať podľa definovaného plánu
- Možnosť sprístupnenia aplikáciám tretích strán pomocou K2 API
Príklady použitia
Jednoduchá revízia dokumentu
Sledujte, aké zmeny v dokumente prebehli v čase vašej neprítomnosti. Kto a kedy ich urobil, a s akým výsledkom.
Zdieľanie dokumentov medzi kolegami
Ak pracuje na jednom dokumente viac užívateľov, vďaka DMS si nebudú musieť posielať jednotlivé revízie e-mailom. Spolupráca prebieha vždy nad aktuálnou verziou dostupnou centrálne odkiaľkoľvek.
Archivačný a skartačný plán
Definujte svoj vlastný plán archivácie alebo skartácie tak, aby nepotrebné dokumenty nezaberali zbytočné miesto.
