Prípadová štúdia SOS electronic
Zákaznícky príbeh o tom, ako K2 pomáha s logistikou a predajom elektronických súčiastok.
Výber informačného systému K2
Začiatky vzájomnej spolupráce s K2 atmitec siahajú do roku 2002. V tom období mala firma iný, výrazne jednoduchší systém, ktorý SOS electronic pomáhal len s vedením skladového hospodárstva.
Ako spoločnosť postupne rástla, jednotlivé firemné agendy bolo treba spojiť do jedného celku ‒ údaje zo skladov, CRM systém, nákup a predaj, ekonomiku, vyhodnocovanie aj ďalšie agendy. Takisto bolo treba synchronizovať na jednom mieste údaje štyroch samostatných firiem a ich lokálnych účtovných systémov.
„Potrebovali sme nájsť komplexný informačný systém, ktorý zvládne spojiť čo najviac firemných agend na jednom mieste. Dôležitou požiadavkou bolo aj to, aby systém vedel pracovať s veľkou databázou a rástol spolu s firmou. Veď SOS electronic má dnes 100 tisíc zákazníkov, 220 tisíc tovarových kariet, používame dodávateľské číselníky a mesačne vyprodukujeme tisícky faktúr,“ vysvetľuje Ladislav Rybár, správca systému.
Skutočne riadený sklad
Z charakteru podnikania potrebuje mať SOS electronic čo najväčší prehľad o svojich skladových zásobách, sortiment sa totiž často líši v detaile jedného parametra. To spočiatku spôsobovalo pomerne veľkú chybovosť pri príprave tovaru na expedíciu. Zavedenie čiarových kódov a ERP riešení od K2 však umožnilo tovar jednoznačne identifikovať.
„Informačný systém K2 nám dnes riadi proces príjmu aj výdaja tovaru a optimalizuje pohyb pracovníka po sklade. Práve pri príjme systém navrhuje, kam tovar umiestniť. Pri výdaji zasa zamestnanec presne vie, odkiaľ má čo vziať. Vďaka obrázkom uloženým v systéme pre vizuálnu kontrolu a čiarovým kódom sme výrazne znížili chybovosť a zvýšili skladovú efektivitu,“ hovorí Ladislav Rybár.
Firma využíva aj elektronickú výmenu dokumentov ‒ EDI. Pri príjme tovaru systém automaticky importuje faktúry dodávateľov, čím celý proces výrazne urýchľuje.
Otvorenosť systému aj spojenie s inými SW
Informačný systém K2 je otvorená platforma umožňujúca firmám upravovať všetky vopred definované funkcie aj vytvárať úplne nové funkcie. A nie je ani problém prepojiť ho s ďalšími softvérmi. V SOS electronic je to účtovný softvér partnerov v Nemecku a Maďarsku a SAP v materskej firme. Vzájomne sa prenášajú aj doklady medzi sesterskou firmou v Brne a softvérmi špedičných firiem.
Informačný systém K2 spája centrálu SOS electronic aj s ďalšími pobočkami. Tie majú všetky doklady upravené pre svoj lokálny jazyk. Všetci užívatelia zo všetkých krajín sú tak schopní pracovať s centrálnym skladom v Košiciach. Faktúry a dodacie listy však odchádzajú k zákazníkom v lokálnych cenách a jazykoch, a to v češtine, slovenčine, poľštine, rumunčine, maďarčine alebo nemčine.
„Vlastnými silami, prípadne s pomocou odborníkov z K2 atmitec, dokážeme navyše v systéme urobiť aj ďalšie zmeny. Také, aké by nám neposkytol žiadny iný softvér,“ dodáva Ladislav Rybár, správca systému.
CRM systém a B2B e-shop
„V marketingovej komunikácii využívame služby pri oslovení veľkého počtu zákazníkov. Vďaka prepojeniu CRM od K2 s naším vlastným SW pre BIG dáta vieme, ako sa každý zákazník chová, čo nakupuje, aké ponuky preňho vytvárame, čo od nás žiada, na čo sa pýta alebo čo na webe hľadá. Môžeme tak naše ponuky pripraviť na mieru. Šetríme tak čas obchodníkom, aj zákazníkom,“ pochvaľuje si Rastislav Talárovič, vedúci marketingového oddelenia.
SOS electronic využíva otvorenosť K2 aj k napojeniu na vlastný B2B e-shop, pričom systém je s webovým obchodom spojený v reálnom čase. Návštevníci vždy vidia aktuálne a reálne skladové zásoby v danom okamihu. Ak firma v systéme niečo zmení, zmena sa ihneď prejaví aj v e-shope. Netreba tak čakať na pravidelné hromadné dávkové exporty a importy.
„Kedysi bol náš e-shop samostatne fungujúci nástroj s vlastnou databázou. Po čase sme však obchod úplne prepojili s Ká dvojkou. Všetky údaje o objednávkach, vystavenom tovare a skladovej dostupnosti sú teraz evidované a spravované z jedného miesta. Nemusíme už používať žiadny ďalší software,“ vymenúva ďalšie výhody Rastislav Talárovič.
„Informačný systém K2 používame prakticky vo všetkých krajinách s naším zastúpením. A nielenže platí úslovie „koľko krajov, toľko kultúr a jazykov,“ ale aj „koĺko krajov, toľko ekonomických systémov, daňových zaťažení a legislatív.“ Hoci zavádzanie takto komplikovaných funkcií bolo pomerne zložité, v spolupráci s kolegami, inžiniermi a pracovníkmi K2 atmitec sa nám krôčik po krôčiku podarilo implementovať všetky problematické časti.
Dnes môžeme hrdo povedať, že všetko bez problémov funguje tak, ako má. Faktúry a dokumenty odchádzajú vďaka informačnému systému K2 automaticky do všetkých krajín v lokálnom jazyku a lokálnych menách, hoci všetko je riadené z centrálneho skladu v Košiciach.Som presvedčený, že sme sa rozhodli pre správny softvér, správnych kolegov a spolupracovníkov. Vzťah s K2 atmitec totiž už nie je len čisto obchodný. Dnes je spolupráca postavená na priateľstve a dôvere. Navzájom sa inšpirujeme a podporujeme. S pokojným svedomím môžem povedať, že sme si navzájom oporou. Problémy, ktoré vznikajú, sú svojím spôsobom pre obe strany akousi výzvou do budúcnosti, ktoré spoločnými silami riešime.“
Ján Seszták, riaditeľ a konateľ spoločnosti SOS electronic s.r.o.