Workflow

Procesne riadená firma

Zavedenie workflow prinesie do procesov vašej firmy pevný systém a zaručí dodržiavanie firemných postupov. Úplne nahrádza papierovú formu vedenia ISO dokumentácie a vytvára tak plnohodnotný nástroj pre riadenie firmy. Zabezpečuje riadenú distribúciu dokumentov, úloh a dôležitých informácií osobám či skupinám osôb, vrátane ich pravidelnej kontroly.

Postupy, kroky a diagramy

Pre správny chod jednotlivých procesov je potrebné vytvoriť postupy, ktoré sa ďalej rozpustia na kroky (úlohy) a tie sa priradia používateľom, prípadne skupinám používateľov. Každý používateľ následne vidí prehľadný súhrn svojich úloh, ktoré ma splniť a do kedy. Definované postupy majú široké možnosti nastavenia – priority, časovej postupnosti, obmedzení, pripomienok, popisov a mnohého ďalšieho. Kroky aj celé postupy je možné jednoducho znázorniť pomocou diagramov.

Evidencia prevádzkových procesov

Informačný systém K2 umožňuje využiť workflow pre evidenciu a správu jednoduchých procesov, ako sú evidencia pošty či zápisy z porád, tak aj pre správu prevádzkových procesov – napríklad fakturácie, dovoleniek či požiadaviek na výrobu. Prevádzkový systém sa pritom správa podľa firmou jasne definovaného ISO a procesy ďalej postupuje iba v prípade splnenia všetkých v ISO definovaných úloh.

Kontrolné mechanizmy

Súčasťou workflow procesov je rad kontrolných prvkov. Kedykoľvek sa môžete napríklad pozrieť na aktuálny stav jednotlivých postupov zachytených v prehľadom grafe, či prostredníctvom vyhodnocovacej zostavy a sledovať ich meškanie. Ako kontrolný prvok poslúži tiež možnosť nastaviť procesom notifikácie pre vybraných používateľov, ktorí sú následne automaticky upozornení na zmeny stavu sledovanej úlohy.

Verziovanie postupov

Pre každý proces môže existovať jedna alebo viac verzií postupu, ktoré svojou platnosťou postupne na seba nadväzujú. Vďaka tomuto takzvanému verziovaniu postupov je možné v novo vytvorenej verzii robiť zmeny, vylepšovať ju, spresňovať či meniť jej pravidlá, ale pre práve bežiace procesy vo firme stále používať platnú, doteraz nezmenenú verziu rovnakej hlavičky postupu. Po odladení sa ukončí platnosť stávajúcej verzie postupu a začne platiť verzia nová. Vo firme tak budú k dispozícii neustále aktuálne a platné smernice, normy a metriky.

Schvaľovanie krokov z mobilu

Jednotlivé kroky je možné schvaľovať nielen priamo v Informačnom systéme K2, ale tiež v mobilných telefónoch, tabletoch či pomocou kliknutia na odkaz v e-mailovej správe. Rovnako je možné spúšťať nové procesy priamo zo zariadení, ako sú kopírky či výrobné stroje.